ISO 9001 Kalite Yönetim Sistemleri - Şartlar

Kafein Yazılım şirketinin genel politikası, müşterilerin gereksinimlerini, finansal yönetimi ve  ürün/hizmetler geliştirirken kalite yönetim sisteminin etkinliğini sürekli iyileştirmektir.

ISO 22301 Güvenlik ve Esneklik - İş sürekliliği yönetim sistemleri- Gereksinimler 

Kafein Yazılım, uluslararası standartlarda kabul görmüş yönetim sistemi standartlarının politikaları, prosedürleri, talimatları, raporlama ve takip yapısını, iç tetkik, yönetimin gözden geçirmesi gibi ana uygulama başlıklarını iş süreklilik yönetim sistemi prensiplerine uygun olarak yürütmektedir.

ISO 27001 Bilgi teknolojisi -  Güvenlik teknikleri - Bilgi güvenliği yönetim sistemleri - Gereksinimler  

Kafein Yazılım, iç ve dış müşterilerin bilgi güvenliğini sağlamak için gereksinimlerini tanımlayan ve denetlenebilir tek uluslararası standardı uygulamaktadır.

ISO 37001 Yolsuzlukla mücadele yönetim sistemleri - Kullanımı için rehberlik gereksinimleri 

Şeffaflık ve güven bir kurumun güvenirliliğinin yapı taşıdır. Kafein Yazılım, bu standardı uygulayarak yolsuzlukla mücadele politikasını benimsemiş ve bu konuda sorumluluk alarak kurum içi ve dışı yolsuzlukla mücadele yönetim sistemini uygulamaktadır.

 

Davranış Kuralları 

Sürüm 5.1 (2016)

Link : 

https://kafein.fra1.digitaloceanspaces.com/kafein-web/DavranisMetni.pdf

Elektronik Sanayisi Vatandaşlık Koalisyonu (EICC®) Davranış Kuralları, elektronik endüstrisi tedarik zincirindeki çalışma koşullarının güvenliğini sağlamak, çalışanların saygı ve haysiyetle muamele görmesini sağlamak ve ticari faaliyetlerin çevresel olarak sorumlu olmasını ve etik bir şekilde davranılmasını sağlamak için standartlar oluşturmaktadır.

 E.    YÖNETİM SİSTEMİ

Katılımcılar, kapsamları bu Kuralların içeriğiyle ilgili olan bir yönetim sistemi oluşturacak veya benimseyecektir. Yönetim sistemi, aşağıdakileri sağlamak için tasarlanacaktır: (a) Katılımcının işlemleri ve ürünleri ile ilgili kanunlar, yönetmelikler ve müşteri gereksinimlerine uyum; (b) bu Kurallara uygunluk; ve (c) Bu kurallar ile ilgili operasyonel risklerin tanımlanması ve hafifletilmesi. Aynı zamanda sürekli iyileştirmeyi de kolaylaştırmalıdır.

Yönetim sistemi aşağıdaki unsurları içermelidir:

1)    Firma Taahhüdü

Katılımcıların uyumluluk ve sürekli iyileştirme taahhüdünü doğrulayan, yönetim yönetimince onaylanan ve tesis içinde yerel dilde yayınlanan bir kurumsal sosyal ve çevresel sorumluluk politikası beyanıdır.

2)    Yönetimin Yükümlülük ve Sorumlulukları

Katılımcı, yönetim sistemlerinin ve ilgili programların uygulanmasını sağlamak için sorumlu üst düzey yönetici ve şirket temsilcisini açık bir şekilde tanımlar. Üst düzey yönetim, yönetim sisteminin durumunu düzenli olarak gözden geçirir.

3)    Yasal ve Müşteri Gereksinimleri

İşbu Yasanın gerekleri de dahil olmak üzere geçerli yasaları, yönetmelikleri ve müşteri gereksinimlerini tanımlama, izleme ve anlama süreci.

4)    Risk Değerlendirmesi ve Risk Yönetimi

Katılımcıların operasyonları ile ilgili yasal uygunluk, çevre, sağlık ve güvenlik ile işgücü uygulamaları ve etik riskleri tanımlama süreci. Belirlenen riskleri kontrol altına almak ve düzenleyici uyumu sağlamak için her bir risk için göreceli önemin belirlenmesi ve uygun usule ve fiziksel kontrollerin uygulanması.

5)    İyileştirme Hedefleri

Katılımcının bu hedeflere ulaşma performansının periyodik olarak değerlendirilmesi de dahil olmak üzere Katılımcının sosyal ve çevresel performansını iyileştirmek için yazılı performans hedefleri, amaçları ve uygulama planları.

6)    Eğitim

Yöneticilere ve işçilere, Katılımcının politikalarını, prosedürlerini ve iyileştirme hedeflerini uygulamaya ve geçerli yasal ve düzenleyici gereklilikleri yerine getirmeye yönelik eğitimler.

7)    İletişim

Katılımcının politikaları, uygulamaları, beklentileri ve performansı hakkında işçilere, tedarikçilere ve müşterilere açık ve doğru bilgi iletmek için süreç.

8)    İşçi Geri Bildirimi ve Katılımı

Çalışanların bu Tüzüğün kapsadığı uygulama ve koşullara ilişkin anlayışlarını değerlendirmek ve geri bildirim almak için süregelen süreçler ve sürekli iyileştirme sağlanması.

9)    Denetimler ve Değerlendirmeler

Yasal ve düzenleyici gerekliliklere uygunluğunu sağlamak için periyodik kişisel değerlendirmeler,  kuralların içeriği ve sosyal ve çevresel sorumlulukla ilgili müşteri sözleşmeli gereksinimleri.

10) Düzeltici Eylem Süreci

İç veya dış değerlendirmeler, denetimler, araştırmalar ve incelemelerle tespit edilen eksikliklerin zamanında düzeltilmesi için  süreç.

11) Dokümantasyon ve Kayıtlar

Gizliliği korumak için uygun gizlilik ile birlikte şirket gerekliliklerine ve mevzuata uygunluğun sağlanması için belge ve kayıtların oluşturulması ve muhafaza edilmesi.

12) Tedarikçi Sorumluluğu

Kural gereksinimlerini tedarikçilere iletmek ve tedarikçinin Kurala uygunluğunu izlemek için kullanılan bir süreç.

 

REFERANSLAR

Bu Kuralın hazırlanmasında aşağıdaki standartlar kullanılmıştır ve faydalı bir ek bilgi kaynağı olabilir. Aşağıdaki standartlar her Katılımcı tarafından onaylanmış veya onaylanmamış olabilir.

 

Dodd-Frank Wall Street Reformu ve Tüketiciyi Koruma Yasası  http://www. sec.g ov/about/laws/wallstreetreform-cpa .pdf

Etik Ticaret Girişimi www.ethicaltrade.org/

Güvenlik ve Sağlıkta ILO Uygulama Kuralları www.ilo.org

ILO Uluslararası Çalışma Standartları

www.ilo.org/public/english/standards/norm/whatare/fundam/index.htm 

ISO 14001 www.iso.org

Çatışmalardan Etkilenen ve Yüksek Riskli Bölgelerdeki Minerallerin Sorumlu Tedarik Zincirlerine OECD Durum Tespit Rehberi http://www.oecd.org/corporate/mne/mining.htm

OECD Çokuluslu İşletmeler İçin Rehberler  www. oecd. org

OHSAS 18001 http://www.bsigroup.com/en-GB/ohsas-18001-occupational-health-and-safety/

Evrensel İnsan Hakları Beyannamesi  https://www.un.org/en/about-us/universal-declaration-of-human-rights

Birleşmiş Milletler Yolsuzluğa Karşı Konvansiyon https://www.unodc.org/unodc/en/treaties/CAC/

Birleşmiş Milletler Küresel İlkeler Sözleşmesi  www.unglobalcompact.org

Amerika Birleşik Devletleri Federal Edinme Yönetmeliği  www.acquisition.gov/far/

Uluslararası Sosyal Sorumluluk (SAI) www.sa-intl.org

BELGE GEÇMİŞİ

Sürüm 1.0 - Ekim 2004'te piyasaya sürülmüştür.

Sürüm 1.1 - Mayıs 2005'te çıktı. EICC formatına dönüştürülmüş belge, küçük sayfa düzeni revizyonları; içerik değişikliği yok.

Sürüm 2.0 - Birden fazla hüküm revizyonuyla Ekim 2005'te piyasaya sürüldü.

Sürüm 3.0 - Birden fazla hüküm revizyonuyla Haziran 2009'da piyasaya sürüldü.

Sürüm 4.0 - Birden fazla hüküm revizyonuyla Nisan 2012'de piyasaya sürüldü.

Sürüm 5.0 - Birden fazla hüküm değişikliği ile Kasım 2014'ü piyasaya sürüldü.

Sürüm 5.1 - Mart 2015'te A1'e revizyon yapılarak Ocak 2016'da yürürlüğe girdi.

 

 

EICC Davranış Kuralları ilk olarak Haziran ve Ekim 2004 tarihleri arasında elektronik ürünler üreten birkaç şirket tarafından geliştirilmiştir. Şirketler bu kuralları kabul etmeye davet edildi ve teşvik edildi. Aşağıdaki web sitesinden ek bilgi edinebilirsiniz: eiccoalition.org.

Yolsuzlukla Mücadele Politikası

Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası

1. Amaç

Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasının (“Politika”) amacı Kafein Yazılım Hizmetleri A.Ş’ nin (“Kafein Yazılım”) Kafein Yazılım Çalışma İlkeleri ve Davranış Kurallarında yer alan Genel Çalışma İlkeleri Politikası altında 0 tolerans maddesi dahilinde atıfta bulunulan rüşvet ve yolsuzluk karşıtı politikalarının ortaya konulmasıdır.

 

2. Kapsam

Rüşvet ve yolsuzlukla mücadele politikası;

• Kafein Yazılım Yönetim Kurulu da dahil olmak üzere tüm Kafein Yazılım çalışanlarını,

• Mal ve hizmet aldığımız firmaları ve çalışanlarını, tedarikçi, danışmanlar, avukatlar, dış denetçiler de dahil olmak üzere Kafein Yazılım adına görev yapan kişi ve kuruluşları (iş ortakları)

kapsamaktadır. 

Bu Politika;

Kafein Yazılım Yönetim Kurulu’nca onaylanmış ve kamuya açıklanmış Kurumsal Yönetim İlkeleri’nin ve Kafein Yazılım Çalışma İlkeleri ve Davranış Kuralları,

Birleşmiş Milletler ’in Küresel İlkeler Sözleşmesi’ne katılarak uymayı taahhüt ettiğimiz ilkelerin,

İnsan Kaynakları Uygulamalarının

ayrılmaz bir parçasıdır.

3. Tanımlar

Yolsuzluk, bulunulan konum nedeniyle sahip olunan yetkinin doğrudan veya dolaylı olarak her nevi kazanç sağlama amacıyla kötüye kullanılmasıdır.

Rüşvet ise bir kişinin, görevinin ifası ile ilgili bir işi yapması, yaptırması, yapmaması, hızlandırması, yavaşlatması amacıyla doğrudan veya aracılar vasıtasıyla, menfaat temin, teklif veya vaat edilmesi; talep veya kabul edilmesi; bunlara aracılık edilmesi gibi yollarla görevinin gereklerine aykırı davranması için bir başka kişiyle vardığı anlaşma çerçevesinde kendisine veya bunu talep eden tarafa veya bu ilişki dolayısıyla bir başkasına çıkar sağlamasıdır.

Rüşvet ve yolsuzluk pek çok farklı şekilde gerçekleştirilebilir, bunlar arasında:

• Nakit ödemeler,
• Siyasi ya da diğer bağışlar,
• Komisyon,
• Sosyal haklar,
• Hediye, ağırlama,
• Diğer menfaatler

sayılabilir.

4. Görev ve Sorumluluklar

Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikasının uygulanması ve güncellenmesi Yönetim Kurulu’nun yetki, görev ve sorumluluğundadır. Bu çerçevede;

• Kurumsal Yönetim Komitesi’nin etik, güvenilir, yasaya uygun ve kontrollü bir çalışma ortamı tesis edilmesi için Yönetim Kurulu’na tavsiyede bulunması,
• Üst düzey yönetimin Yönetim Kurulu’nun belirleyeceği esaslara uygun olarak risklerini değerlendirmeleri ve gerekli kontrol mekanizmalarını tesis etmeleri,
• Mali İşler Hukuk Muhasebe ve Yatırımcı İlişkileri Departmanı ile Üst Yönetim kendi görev alanlarında Kafein Yazılım faaliyetlerinin güvenli ve yasal düzenlemelere uyumlu şekilde yürütülüp yürütülmediğinin takibinin yapılması,
• Politikalara, kural ve düzenlemelere uyulmaması durumunda bildirim, inceleme ve yaptırım mekanizmalarının belirlenmesi ve işletilmesi gerekmektedir.

Ayrıca, tüm Kafein Yazılım çalışanları,

• Yönetim Kurulu’nca belirlenen politikalara uyum sağlamak,
• Kendi faaliyet alanları ile ilgili risklerin etkin şekilde yönetmek,
• İlgili yasal düzenlemelere ve Kafein Yazılım uygulamalarına uyumlu bir şekilde çalışmak,
• Politika ’ya aykırı bir davranış, faaliyet ya da uygulama ile karşılaşılması durumunda Üst Yönetim’e bildirmek ile sorumludur.

 

5. Mal ve Hizmet Alınan ve Satılan Firmalar ve İş Ortakları

Mal ve hizmet alınan ve satılan firmaların ve iş ortaklarının, Politika esaslarına ve ilgili diğer yasal düzenlemelere uyum sağlaması zorunludur ve bunlara uymayan kişi ve kuruluşlar ile çalışmalar sonlandırılır.

5.1 Firma ve İş Ortaklarının Seçimi

Üst düzey yönetimce, mal ve hizmet alınan ve satılan firmaların ve iş ortaklarının seçimi aşamasında tecrübe, mali performans, teknik yeterlilik ve Satın Alma Departmanının belirlediği diğer performans kriterleri gibi kriterler ile birlikte etik düzeyleri ve bu alanda olumlu bir geçmişe sahip olmaları da dikkate alınır. Rüşvet veya yolsuzlukla ilgili olumsuz istihbaratı olan firma ya da iş ortaklarıyla, diğer kriterleri karşılasalar bile çalışılmaz. Bu kapsamda herhangi bir iş ilişkisine girmeden önce gerekli araştırma ve değerlendirmelerin yapılması sorumluluğu öncelikle üst düzey yönetimdedir. Kalite Departmanı denetimlerinde söz konusu hususlara uygun davranılıp davranılmadığını değerlendirir.

5.2 Firma ve İş Ortakları İle Anlaşma Sağlanması

Olumlu istihbaratı olan ve diğer kriterleri karşılayan firma ve iş ortaklarıyla yapılacak anlaşma ve sözleşmelerde;

• Politikada belirtilen esaslara ve ilgili diğer düzenlemelere tam uyum sağlanması,
• Çalışanlarının bu esasları özümsemesi ve buna uygun davranması,
• Belirli periyotlarla çalışanlarının Politika ile ilgili eğitimler almalarının sağlanması,
• Çalışanlarına bildirim yükümlülükleri ve Etik uygulamaları ile ilgili düzenli hatırlatma yapması ve böyle durumlarla karşılaşmaları durumunda bildirim yapmalarını teşvik etmesi

ile ilgili şartlara yer verilir. Bunlara uyulmaması ya da Politika’ya aykırı bir durum oluşması durumunda çalışmanın ve yürürlükteki sözleşmelerin haklı sebeple sonlandırılacağına ilişkin hükümlere yer verilir.

 

6. Politika ve Prosedürlerimiz

6.1 Rüşvet ve Yolsuzluk

Kafein Yazılım her türlü rüşvet ve yolsuzluğun karşısındadır. Amacı ne olursa olsun rüşvet alınması ya da verilmesi kesinlikle kabul edilemez.

Rüşvet veya yolsuzluk aracılığıyla Kafein Yazılım ile iş yapmak isteyen 3. taraflarla iş ilişkisinin devam ettirilmemesi gerekmektedir.

6.2 Hediye

Hediye, maddi bir ödeme gerektirmeyen ve genelde iş ilişkisinde bulunulan kişiler ya da müşteriler tarafından teşekkür ya da ticari nezaket icabı verilen bir üründür.

Kafein Yazılım tarafından üçüncü şahıslara teklif edilen ya da verilen her türlü hediye alenen, iyi niyetle ve koşulsuz olarak teklif edilmelidir. Bu kapsamda verilebilecek hediyeler ve bunların kayıt altına alınması ile ilgili esaslar Kafein Yazılım Çalışma İlkelerinde atıfta bulunulmuş olan Sıfır Tolerans ve  Etik Çalışma Politikaları altında yer alan Hediye Kabul Etme ve Verme Politikasında yazılı hale getirilmiştir.

Hediyenin kabul edilebilmesi için de aynı prensipler geçerlidir ve bu prensiplerde yer verilen maddi değeri yüksek olmayan, sembolik hediyelerin dışında kesinlikle hediye kabul edilmemelidir. Ayrıca, bu kapsamda olsa bile hediye kabulünün sıklık arz etmemesi, kabul edilen hediyelerle ilgili kabul eden tarafından ilk amiri kanalıyla şirket İK ve üst yönetimine bildirimde bulunulması gerekmektedir.

6.3 Kolaylaştırma Ödemeleri

Bu Politikanın kapsamında yer alan kişi ve kuruluşların, devlet kurumları ile rutin bir işlemi ya da süreci (izin ve ruhsat almak, belge temin etmek, vb.) güvenceye almak ya da hızlandırmak için kolaylaştırma ödemeleri teklif edilmez.

6.4 Bağışlar

Kafein Yazılım’ın tabi olduğu Sermaye Piyasası Kanunu ve ilgili mevzuat ile bağış ve yardımlara bazı yasal sınırlamalar getirilmiştir. Buna göre; hazırlanan Bağış ve Yardım Politikası internet sitesinde ilan edilmiş ve Genel Kurul’un onayından geçmiştir.

Kafein Yazılım, çalışanlarının işlerinden bağımsız olarak kendi topladıkları tutarlarla hayır kurumlarını desteklemeleri Kafein Yazılım Çalışma İlkeleri ve Kuralları dışındadır. Ancak, bu noktada da Kafein Yazılım Çalışma İlkeleri ve Kurallarında yer alan prensipler geçerlidir.

7. Hatasız Kayıt Tutma

Kafein Yazılım’ın muhasebe ve kayıt sistemi ile ilgili uymak zorunda olduğu hususlar yasal düzenlemeler ile düzenlenmiştir. Buna göre;

• Üçüncü şahıslarla (müşteriler, tedarikçiler, vb.) ilişkilere ait her türlü hesap, fatura ve belgenin, eksiksiz, kesin ve doğruluğuna güvenilir şekilde kayda geçirilmesi ve muhafaza edilmesi,
• Herhangi bir işleme ilişkin muhasebe ya da benzer ticari kayıtlar üzerinde tahrifat yapılmaması ve gerçeklerin saptırılmaması gerekmektedir.

8. Eğitim ve İletişim

Rüşvet ve Yolsuzlukla Mücadele Politikası, Kafein Yazılım çalışanlarına duyurulmuş ve KAFEİNPORTAL, Google Drive ve web sitesi aracılığıyla da sürekli ve kolaylıkla erişilebilir durumdadır.

Eğitimler, çalışanların farkındalığının artırılması için önemli bir enstrümandır. Bu kapsamda İnsan Kaynakları Departmanı, Kalite Departmanı ve Mali İşler Hukuk Muhasebe ve Yatırımcı İlişkileri Bölüm Departmanı ile birlikte tüm çalışanların katılımının zorunlu olduğu eğitim programları tasarlar.

9. Politika İhlallerinin Bildirimi

Bir çalışan ya da Kafein Yazılım adına hareket eden bir kişinin işbu politikaya aykırı hareket ettiği yönünde görüş ya da şüphe varsa, Üst Yönetim'e iletilmelidir. Kafein Yazılım İş Etiği Kuralları ile ilgili hususlar belirli periyotlarla Kafein Yazılım çalışanlarına hatırlatılmaktadır.

Kafein Yazılım, dürüst ve şeffaf bir yaklaşımı teşvik etmekte olup; iyi niyetle içten kaygılarını dile getiren herhangi bir çalışanını ya da Kafein Yazılım adına hareket eden bir kişiyi desteklemektedir ve bildirimleri gizli tutmaktadır. Hiçbir çalışan Üst Yönetim’e yapmış olduğu Etik Kural ihlali olduğuna inandığı bir bildirim nedeniyle baskı veya cezalandırmaya tabi tutulamaz, Üst Yönetim’in yazılı oluru alınmadan görev kapsamı veya yerinde bu nedenle bir değişiklik yapılamaz.

Bildirim yapan kişinin, bu tür bir muameleye maruz kalması durumunda bunu Etik Kurul’a iletmesi gerekmektedir.

Mal ve hizmet alınan firma ya da iş ortaklarının da çalışanlarına Etik Uygulamalar ile ilgili düzenli hatırlatma yapması ve böyle durumlarla karşılaşmaları durumunda bildirim yapmalarını teşvik etmesi gerekmektedir. Bu husus yapılan sözleşmelerle de garanti altına alınır.

10. Politika İhlalleri

Politikaya aykırı olan veya olma ihtimali olan durumlarda, konu Üst Yönetim tarafından incelenir ve uygunsuz davranışların tespiti halinde gerekli yaptırımlar uygulanır.

Mal ve hizmet alınan ve satılan firmalar veya Kafein Yazılım adına görev yapan kişi ve kuruluşlarla ile yapılan sözleşmelerde Politika’ya aykırı davranış, tutum ya da faaliyet bulunduğunun belirlenmesi durumunda çalışmaların/ yürürlükteki sözleşmelerin Kafein Yazılım tarafından haklı sebep ile tek taraflı olarak sonlandırılacağına dair hükümlere yer verilir ve Politika ihlali durumunda da istisna yapılmaksızın bu hükümler uygulanır.